OA客户接待管理方案：规范接待流程，提高效率

?一间子公司的专精度和规章充分体现在方方面面，特别是本地顾客到访时，不仅对内能展现出子公司的民营企业文化和服务质量，Deoria而言，能破冰子公司管理制度和提高内部控制水平。

很多子公司为了保证安全可靠，有著严苛的门禁系统管理工作管理制度，明确要求所有到访相关人员都要展开注册登记。在现代方式下，有相关人员到访时，清洁工具体而言展开电话号码证实，证实后注册登记身份证明并派发打工仔牌前方可离境市场准入。甚至有时候会明确要求招待相关人士当晚到清洁工处庆贺访客，流程繁杂，造成了大量的天数节约。

因此，可通技术创新利用OA控制系统通过网络化业务流程审核，发生改变原本纸本审核、育苗查问的繁杂过程，实现民营企业顾客到访招待业务流程、历史记录，到开销用缴费全面性协同发展管理工作。

一、顾客招待管理工作计划看点

（一）到访重要信息事先登记

访客与招待相关人员、招待项目组之间的重要信息难通，是导致沟通交流工作效率低的重要原因。

现在，顾客招待负责管理相关人员与访客展开证实，充份了解访客重要信息，并在OA控制系统中引入访客重要信息及到访事宜精心安排提出申请：

1、访客重要信息：将访客联系电话号码、职位、联系方式等重要信息存档到OA控制系统之中。

2、情事及精心安排：明晰历史记录到访目地、天数、需相互配合的相关人员及明确要求等。

3、需准备天然资源：需证实招待所需天然资源，包括会议厅、会议电子设备、工程车精心安排等及所需天数明确要求。

在顾客到访提出申请业务流程表单中写明到访具体重要信息，发起业务流程后经相关领导审核后可办理筹备事宜。

（二）业务开销用透明化管控

业务开销是指民营企业为生产、经营业务的合理需要而支付的应酬费用，加强控制和规范化业务是民营企业开销管理工作的重点工作。

通过建立标准化的费用管理工作体系，子公司各部门每年、每月可能发生的业务开销预算在控制系统中动态掌控。

1、设定招待标准

将招待分为参观、用餐、用酒、住宿、交通等类型，每个参观类型都有对应的标准，实现费用管理工作精细化、标准化，避免在业务招待上钱账不清，导致贪污。

2、提出申请借款业务流程

到访提出申请通过之后自动生成招待清单。在完成招待提出申请之后，自动触发借款业务流程，费用小助手将预算情况自动带出，还有多少预算可用、还有多少预算未还清等重要信息明晰可见。

并且可以在一张业务招待预算提出申请单中，实现多种招待类型在同时完成预算提出申请。

根据招待类型的选择不同，表单展现出不同。当选择就餐时，只显示就餐相关内容、当选择住宿时只显示住宿相关内容等，从而简化用户界面。同时将招待提出申请里面的重要信息自动汇总到招待清单里，保证开销用透明化、明晰化。

3、开销用缴费

缴费业务流程关联业务开销事前提出申请，缴费重要信息从事前提出申请联动带出，根据是否缴费完成，来判定是否释放剩余的已冻结预算。

此外存在着多笔开销用一次缴费的情况，因此为了提高缴费工作效率、简化缴费业务流程，OA费用缴费业务流程支持一次关联多个缴费单。财务可很方便的统计出各部门的费用明细，可有效解决统一结算的费用分摊问题。

（三）到访招待过程智能化

1、到访提醒

在控制系统中将到访招待重要信息存档后，自动提醒与本次招待有关的相关人员，相关相关人员根据业务流程内容可快速展开到访准备。

同时访客也能收到控制系统自动发送的邀请短信和二维码，在进入子公司时向清洁工出示即可。

2、到访身份验证

为了防止无关相关人员混入子公司，清洁工大多会问请问您找谁？、请打个电话号码证实一下、请打电话号码让对方来接等问题，但造成了业务流程的繁杂和工作工作效率的低下。

OA通过身份验证等功能解决门岗市场准入离境所带来的工作工作效率问题。

a.身份验证：当访客到达子公司时只需出示短信通知，清洁工工作相关人员通过控制系统，根据短信通知中的预约号，可直接查询到访客相关重要信息，不需要打电话号码，即可证实访客的重要信息。

同时，访客的短信提示包括到访地点、招待人电话号码以及进入子公司需要所遵循的有关规定。

b.注册登记市场准入：清洁工证实短信重要信息之后，扫描到访二维码，直接通过OA控制系统，历史记录下该访客的实际到访天数。

离司证实：访客办理完成相关事宜后，离开时清洁工可通过终端电子设备再次扫描到访短信中二维码并证实，即可完成访客的离司。

3、到访历史记录档案

顾客招待结束之后，业务开销实际花费多少、顾客实际的到访天数等情况如何历史记录下来展开复盘，通过台账功能，形成到访历史记录档案。

由于顾客到访通过业务流程展开驱动，待业务流程审核完成之后自动形成顾客到访档案库，顾客到访重要信息自动引入。顾客到访后，将业务招待产生的费用展开缴费，每张发票关联缴费业务流程，具体用了多少，明晰可知。

后续若是有问题可以及时追踪，并且能根据台账，统计顾客到访次数、频率、开销用等数据。

二、顾客招待管理工作计划场景价值

顾客招待管理工作计划通过帮助民营企业快速处理到访和招待事宜，确保顾客到访招待工作有计划、规范化化、工作效率高。

以线上业务流程审核、线下扫描招待预约码，实现了顾客到访的智能化、规范化化，助力子公司上下办公重要信息化。

同时，能对顾客招待标准展开全程透明化的把控，避免出现铺张节约等行为，有利于落实子公司管理制度，保证子公司资产安全可靠。

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